1:1ミーティングでは、通常、二人の個人が目標、進捗、課題、フィードバックをプライベートな環境で話し合います。ミーティング中にメモを取ることは、両者が行動項目を追跡し、約束事項のフォローアップを行い、重要な点を振り返るのに役立ちます。

ミーティング後、メモは重要なポイントの要約を作成し、将来のミーティングのアジェンダを設定し、進捗を追跡するために使用されることがあります。また、他のチームメンバーと共有したり、パフォーマンス評価やプロジェクトの更新時に参照として使用することもあります。

良い1:1ミーティングのメモは簡潔で、会議中に話し合った重要な点、行動項目、決定事項を捉えているべきです。

1:1ミーティングメモのベストプラクティス

1. ミーティングの目的を理解し、カバーすべき重要なトピックや目標を把握する。

2. ノートに明確な構造を持たせる。例えば、異なる議事点や行動項目に見出しを使う。

3. 積極的なリスナーであり、言われたすべてを記録しようとするのではなく、重要な点、決定、行動項目を捕捉することに集中する。

4. 略語や短縮形を使って、重要な情報を素早くメモし、会話の進行についていく。

5. ノートの中で不明瞭な点については、ミーティング参加者にフォローアップを行い、明確化する。

1:1ミーティングメモ：重要項目

• 行動項目 – 特定の人物が次のミーティングまでに完了しなければならないタスク。これを文書化することで、責任と進捗を確実にする。

• 決定事項 – いかなる決定も明確に記録し、後の混乱や誤解を避け、全員の意識合わせを保つ。

• フォローアップ項目 – ミーティング後にさらに議論や行動が必要な項目は、速やかに対処されるよう記録されるべきです。

• 重要な議論のポイント – 主要なポイントをサマリーすることで、何が議論され、同意されたかの明確な記録を提供する。

• 期限 – ミーティング中に設定された期限は、タスクを予定通りに進めるために記録されるべきです。

• 次のステップ – 次のステップを明確にすることで、何をすべきか、誰が担当するかを明示し、進捗と責任を確保する。

1:1ミーティングメモのよくある間違い（そしてそれを避ける方法）

• 行動項目の記録漏れ – 行動項目や次のステップを文書化しないと、忘れられたり見過ごされたりするタスクが生じる可能性があります。

• 組織力の欠如 – 構造が不十分なノートは、重要なポイントの参照やフォローアップを難しくします。

• 質より量を重視する – すべてのディテールを記録しようとすると、圧倒的で混乱したノートに繋がります。重要なポイントを優先しましょう。

• 主要な結論を要約しない – 要約がないと、ミーティングの主要な洞察と決定を素早く把握するのが難しくなります。

• コメントや決定の帰属をしない – 誰が何を言ったかを示さないと、誤解や責任の欠如を引き起こす可能性があります。

これらのミスを避けましょう：

• 議論に基づいて自動的に行動項目を割り当てる。

• Zapierと統合して、ミーティングメモを全参加者に簡単に送信する。

• HubSpotのディールやコンタクトを新情報で自動更新する。

• ミーティングメモ、行動項目、または洞察を指定されたSlackチャンネルに送信する。

• 行動項目に基づいて自動的にLinearタスクを作成する。

1:1ミーティングのフォローアップを確実に行うにはどうすればよいですか？

1:1ミーティングの後、フォローアップには重要なポイントの要約を送ること、参加者に行動項目を割り当てること、進捗を確認するためのフォローアップミーティングをスケジュールすることが含まれます。

以下は、Circlebackを使用して自動化する例です：

• ミーティングメモと行動項目を参加者のメールに自動的に送信する。

• Zapierと連携して、CRMシステムで新しいコンタクトや機会を更新する。

• チームでのレビューとフォローアップのために、ミーティングの要約をプライベートなSlackチャンネルに送信する。

• 重要なポイントと行動項目を含むNotionページを更新する。

• 議論された行動項目ごとにMondayボードでタスクを自動作成する。