更新会議では、契約または合意の条件が見直され、次の期間のために再交渉される可能性があります。参加者は、必要とされる変更や更新について話し合い、最終的に関係を継続するかどうかを決定することができます。

更新会議中にメモを取ることは、すべての詳細と決定を将来参照するために正確に記録するために重要です。これらのメモは、新しい契約や合意を作成するため、または時間の経過に伴う関係の進展を追跡するために使用される可能性があります。

良い更新会議のメモは、明確で簡潔かつ整理されており、主要な議題、アクションアイテム、決定事項、次のステップを記録するべきです。また、会議の包括的な記録を提供するために、関連するコンテキストと背景情報も含めるべきです。

1. 更新会議の目的と、どのような重要な情報を記録する必要があるかを理解する。

2. 会議中に議論される予定の議題とトピックに精通する。

3. 更新プロセスと、満たす必要のある特定の要件または期限を明確に理解する。

4. 重要な決定、アクションアイテム、および次のステップについて、積極的に聞いて詳細にメモを取る準備をする。

5. 見出し、箇条書き、アクションアイテムを含む構造化形式を使用して、メモを整理し明確にする。

更新会議のメモ: 重要項目

• アクションアイテム: 次回の会議までに特定の人が完了する必要があるタスク。進捗を確実にするために追跡することが重要です。

• 期限: 会議で議論されたタスクやプロジェクトの期限を記録する。これは、全員が責任を持ち、作業が期限内に完了することを保証します。

• 決定事項: 会議中に下された決定を明確に記録し、誤解を防ぎ、方向性を統一します。

• フォローアップアイテム: 将来的にさらなる議論や行動が必要な項目。これらを追跡することで、忘れ去られることを防ぎます。

• 主要な議論の要点: アクションアイテムや決定事項に関するコンテキストを提供するために、主要な話題を要約。

• 次のステップ: プロジェクトを軌道に乗せ続けるために必要なことを概説。

• 未解決の問題: 次回の会議までに解決が必要な未解決の問題や質問を記録。

• 責任: それぞれのアクションアイテムや決定に対する責任者を明確にして、責任を明確にする。

更新会議のメモを取る際の一般的な間違い（それを避ける方法）

• すべての重要な詳細をキャプチャしない: 不完全または不正確なメモは、混乱や機会の失敗を引き起こす可能性があります。

• 組織がない: 整理されていないメモは、重要なアクションアイテムの参照や追跡を難しくします。

• アクションアイテムを割り当てない: 特定の人やチームにタスクを割り当てないと、責任の忘却につながります。

• 主要なポイントを要約しない: 明確な要約がないと、後で重要な情報を思い出すのが難しくなります。

• フォローアップしない: アクションアイテムのフォローアップを忘れることは、遅延や更新の機会を逃す原因になります。

これらの間違いを避ける:

• 会議中に重要な詳細をすべて自動的に記録し、見逃しを防ぐ。

• ノートを整理してすべての会議参加者と共有し、簡単に参照できるようにする。

• 会議の議論に基づいて、具体的な個人やチームにアクションアイテムを割り当てる。

• 主要なポイントと決定を要約して明確にする。

• アクションアイテムをタイムリーにフォローアップするためにリマインダーと通知を設定する。

更新会議後のフォローアップを確実に行う方法

更新会議後のフォローアップには以下のことが含まれることがあります：

• 議論に感謝するメールを送信する。

• 詳細を確定するためのフォローアップ会議をスケジュールする。

• 会議での議論に基づく修正版の提案を送信する。

Circlebackを使用して自動化できる例：

• 関係するすべての利害関係者に会議のメモとアクションアイテムを自動的に送信する。

• Zapierを使用して、会議データに基づく自動フォローアップメールを作成する。

• HubSpotの取引を議論された新しい情報で更新する。

• 会議のメモと洞察を更新のフォローアップ用のプライベートなSlackチャンネルに送信する。

• Salesforceの機会と連絡先をアクションアイテムや次のステップで自動的に更新する。