SlackのHuddlesでは、ワークスペース内で迅速な音声およびビデオ通話を行うことができます。ただし、ZoomやTeamsとは異なり、Slackは通話を記録しません。これは、誰かがメモを取らない限り、重要な議論が消えてしまうことを意味します。

例えば、マーケティングチームがキャンペーン戦略について毎週SlackのHuddleを開いているとします。録音がなければ、作業に戻る頃には予算やターゲット層に関する重要な詳細を忘れてしまうかもしれません。ここで、録音ツールが役立ちます。

AIアシスタントでの録音

Slackの通話を録音する最良の方法は、会話を自動的にキャプチャし文章に起こすAI会議アシスタントを使用することです。これらのツールはあなたのコンピュータの音声を聞き取り、音声をテキストに変換します。

Circlebackは、これに最適です。これにより、パソコン上のどのアプリからも音声が録音され、SlackのHuddlesも含まれ、他の人に何もインストールさせる必要はありません。Slackの通話を開始すると、音声を検出して、すぐに録音とトランスクリプションを開始します。

たとえば、営業チームが四半期の目標についてSlackのHuddleを開催する場合、Circlebackはすべてをキャプチャし、誰が話しているかを特定し、重要なポイントとアクションアイテムを含む概要を作成します。たとえば、「Sarahが第4四半期の売上目標は2百万ドルと言及」や「アクションアイテム：Johnが金曜日までにエンタープライズクライアントに追跡調査」を取得できます。

手動での録音

パソコンの内蔵録音ツールを使用することもできます。WindowsにはVoice Recorderがあり、Macには音声を伴うスクリーン録画用のQuickTime Playerがあります。しかし、録音を手動で開始および停止する必要があり、自動トランスクリプションは得られません。

製品チームがバグ修正について突然SlackのHuddleを開く場合、誰かが録音ボタンを押し、音量を確認し、すべてを後で書き起こすことを覚えておく必要があります。それには時間がかかり、何かを見逃す可能性があります。

Circlebackの設定

Slackの通話でCirclebackを動作させるのは簡単です。サインアップ後、パソコンにアプリをインストールします。それはバックグラウンドで動作し、あなたがSlackの通話中であることを検出します。

Circlebackにコンピュータの音声へのアクセス権を与える必要があります。これにより、ヘッドフォン、スピーカー、あるいは内蔵マイクのいずれを使用していても、全員の声を明確にキャプチャできます。

自動トランスクリプション

設定が完了すると、CirclebackはSlackの通話をリアルタイムでトランスクリプションします。AIは、複数の人が同時に話している場合や音質が異なる場合でも、話者を区別することができます。

チーム間のSlack Huddle中に、Circlebackはそれぞれの人を識別し、「マーケティングマネージャー: 我々はキャンペーンのタイムラインを調整する必要があります」や「エンジニアリングリード: API統合は火曜日までに完了します」と表示します。この話者の識別は、大規模なチームで声を聞き分けるのが難しい場合に役立ちます。

スマートな要約

Circlebackは単なる議事録作成にとどまりません。AIは会話の流れを分析し、重要なテーマ、決定事項、アクションアイテムを抽出した要約を作成します。

たとえば、カスタマーサクセスチームが困難なクライアントについてSlackのHuddleをしている場合、Circlebackはクライアントの懸念、提案された解決策、誰が何を担当するのか、合意されたスケジュールを自動的に要約します。これを簡単に通話を逃した人に共有できます。

良好な音質の取得

クリアな録音を得るためには、エコーや背景音を減らすために人々にヘッドフォンを使用させます。特に、チームメンバーが自宅や騒がしい場所で仕事をしているときには重要です。

また、良好なインターネット接続も確保してください。悪い接続はトランスクリプションが難しいはぎれの悪いオーディオを生み出します。誰かの接続が悪い場合、別の場所やデバイスを試すように促します。

プライバシーと同意

録音していることを常に伝え、事前に同意を得てください。Slackは録音通知を表示しませんが、会話をキャプチャしていることを率直に伝えるべきです。

Slack通話をいつどのように録音するかについてチームのルールを設定します。たとえば、品質チェックのためにすべてのクライアント通話を録音するが、内部のブレインストーミングについては要求があった場合にのみ録音することがあります。

録音の整理

録音したSlack通話を整理するシステムを構築します。Circlebackを使用すると、録音をプロジェクト、チーム、またはトピックごとに整理でき、特定の会話を後で見つけることができます。

サポートチームは、クライアント名、問題の種類、または問題が解決されたかどうかで録音を整理するかもしれません。このシステムは、古い会話を振り返ったり、進行中の問題を追跡したりする際に非常に役立ちます。

他のツールとの連携

Circlebackは、すでに使用しているビジネスツールと接続します。Slackの通話を録音した後、会議のノートをCRM、プロジェクト管理ツール、または文書に自動的に追加できます。

たとえば、営業チームが潜在的なクライアントとSlackのHuddleを持っている場合、CirclebackはクライアントのCRM記録を議論のポイント、次のステップ、フォローアップのリマインダーで更新できます。これにより、重要な情報が失われることがなく、異なるチームメンバーが同期を保つのに役立ちます。

自動的なフォローアップ

CirclebackはSlack通話の録音に基づいてフォローアップのメールを作成できます。AIは会話を分析し、参加者や会議を逃した人に送るプロフェッショナルな要約文を書きます。

たとえば、製品チームが機能の優先順位についてSlackのHuddleをしている場合、Circlebackは話し合った機能、優先順序、誰が担当するのかをリストにまとめ、製品チーム全体や利害関係者に送信するフォローアップメールを書くことができます。

一般的な問題の修正

オーディオキャプチャが機能していない場合、Circlebackがコンピュータの音声にアクセスする許可があるか確認してください。プライバシー設定を変更するか、許可を与えた後でアプリを再起動する必要があるかもしれません。

別の問題は、異なるオーディオデバイスや異なる音量レベルを使用している場合に発生します。CirclebackのAIはこれらの違いを処理しますが、非常に小さい音量や質の悪いオーディオはトランスクリプションの精度に影響を与える可能性があります。

トランスクリプションの精度向上

AIによるトランスクリプションは非常に向上していますが、専門用語、強いアクセント、または人が同時に話す場合には問題が発生する可能性があります。

精度を向上するためには、明確に話すよう人々に依頼し、同時に話さないよう依頼します。チームが業界用語を頻用する場合、CirclebackのAIはそれらを時間と共に学習し、特定の語彙において向上します。