Microsoft Teamsは基本的な文字起こし機能を提供していますが、これには大きな制約があります。プラットフォームは会議中にライブキャプションを自動生成し、録画されたセッションのための基本的な文字起こしを提供することができます。しかし、これらの文字起こしは、専門的な使用に必要な精度と構造を欠くことが多いです。

組み込みの文字起こしは話者識別、専門用語、複数の参加者が関与する複雑な会話で苦労します。例えば、「SEO最適化」と「コンバージョンファネル」を議論するマーケティング戦略会議では、Teamsはこれらを「CEO最適化」と「コンバージョントンネル」として書き取ることがあり、後で文字起こしをレビューする際に混乱を招きます。

Teamsの録音にアクセスする方法

Microsoft Teams録音を文字起こしする前に、ファイルにアクセスする必要があります。録音は通常、組織の設定に応じて、Microsoft StreamまたはOneDrive/SharePointに保存されています。Teamsまたは組織のビデオストレージで会議の録音に移動し、ダウンロードオプションをクリックしてビデオファイルをローカルに保存し、適切なフォーマットを選択してください。最も一般的なのはMP4です。

Microsoft Wordを使った文字起こし

Microsoft Wordは最大5時間までのオーディオファイルを処理できる組み込みの文字起こしツールを提供しています。新しいWordドキュメントを開き、「ホーム」タブに移動して「音声入力」を選択し、次に「文字起こし」を選択してTeams録音ファイルをアップロードし、処理を待ちます。1時間の会議なら通常15-30分程度かかります。

この方法はMicrosoft 365の購読者にとって無料ですが、顕著な欠点があります。文字起こしの精度は低く、話者識別は信頼できず、出力を編集するためにかなりの時間を費やします。60分の営業電話は、手動編集に2-3時間かかることがあります。

自動文字起こしツールがより効果的な理由

Teams会議の特定の課題に対応する、より優れた自動文字起こしツールが存在します。これらのツールは、複雑なビジネス会話、専門用語、多数の話者を処理するのに優れています。製品開発チームが「API統合」と「ユーザー認証プロトコル」について議論する際、良い文字起こしソフトウェアはこれらの用語を正確にキャプチャし、議論を論理的なセクションに整理します。

注目すべき主な機能

最良の文字起こしツールは、録音全体での話者識別を正確に行い、声が似ている場合や参加者が会議を出入りする場合でも異なる話者を区別します。また、重要なポイント、決定事項、アクションアイテムを含む構造的な概要を生成します。これにより、90分の四半期ごとの計画会議が簡潔かつ実行可能な文書に変わります。

ワークフローの統合能力

良い文字起こしソフトウェアは、自動的にアクションアイテムを識別し、特定の参加者に割り当てます。例えば、「サラ、金曜までにクライアントにフォローアップしてくれる？」と言われた場合、システムはこれをサラのアクションアイテムとして抽出します。多くのツールは既存のワークフローツールと同期し、会議のインサイトをプロジェクト管理システムやCRMプラットフォームに自動で更新します。

より良い文字起こし品質のためのベストプラクティス

最良の文字起こし結果を得るには、参加者にヘッドセットや質の高いマイクを使用するよう促すことです。これにより、オーディオの明瞭さが大幅に向上し、背景ノイズが減少します。参加者には発言していない時にはミュートするように頼み、静かな環境を選ぶようにしてください。常にキーボードを打つ音や背景会話がある録音は、あまり正確でない文字起こしをもたらします。

明瞭にするための参加者管理

参加者に明確に話すように促し、お互いに話をかぶせることを避けるように思い出させてください。マーケティングディレクターが「Q4顧客獲得戦略」を速やかに説明する場合、明確な発声が技術詳細の正確な文字起こしを保証するのに役立ちます。多くの参加者がいる会議では、待機室を利用して入場を管理し、混乱を減少させ、会話順序を管理するために会議の進行役を割り当て、新しい人が参加した時には話者の紹介を含むようにしてください。

文字起こしのアプローチを比較する

手動方法と良い自動ツールとの間の文字起こし品質の違いは大きいです。典型的なシナリオを考えてみましょう：45分のクライアントオンボーディングコールで「実装タイムライン」と「ユーザーアクセス許可」について議論する場合、手動の文字起こしは「実装タイムレーンとユーザーアクセス許可」となり、かなりの編集時間を必要とします。基本的な自動ツールは「実装タイムラインとユーザーアクセスパーミュテーション」を生成し、話者識別が不十分です。良い文字起こしソフトウェアは、正確な技術用語、適切な話者の帰属を提供し、実装計画、アクセス管理、次のステップをカバーする組織化されたセクションを提供します。

費用対効果の分析

手動の文字起こしは無料のように見えますが、隠れたコストは大きいです。典型的なマネージャーが週に2時間を文字起こしの編集に費やすことは、相当な機会費用を表します。良い自動文字起こしは、時間節約だけで初月内に自分の元を取り戻すことが一般的です。週に20のクライアント会議を処理するコンサルティング会社を考えてみてください。手動の文字起こしは毎週約40時間の編集時間を必要とします。自動文字起こしはこれを2〜3時間のレビュー時間に減少させ、35時間以上を請負契約に充てることができます。